Какие журналы должны быть в аптеке: список и правила ведения

Журналы в аптеке многие заполняют на автомате: цифра, подпись, дальше. А потом приходит проверка, и выясняется, что именно по этим страницам инспектор решает, соблюдались ли условия хранения последние полгода. К тому же с 1 сентября 2025 года сменились сами правила: старые приказы о надлежащей аптечной практике (647н) и о хранении лекарств (706н) утратили силу.

Сейчас действуют Правила надлежащей аптечной практики (приказ Минздрава от 29.04.2025 № 259н) и Правила хранения лекарственных средств (приказ Минздрава от 29.04.2025 № 260н). Оба — до 1 сентября 2031 года.

Коротко

Список журналов теперь прямо записан в пункте 8 Правил надлежащей аптечной практики. Обязательны для всех — температура и влажность, холодильники, минимальный ассортимент, ошибки в рецептах, короткие сроки годности. Остальные — если аптека занимается соответствующей деятельностью. Вести можно на бумаге или в электронном виде.

Какие журналы должны быть

Пункт 8 Правил надлежащей аптечной практики называет журналы, которые «включают в том числе»:

Температура и влажность в помещениях и зонах хранения — ежедневно.
Температура внутри холодильников — ежедневно.
Учёт операций с лекарствами, подлежащими предметно-количественному учёту — если такие есть.
Минимальный ассортимент: препараты из минимального ассортимента, которых не оказалось в наличии, когда о них спросил покупатель.
Нарушения в оформлении рецептов — для бумажных рецептов.
Сроки годности — для лекарств со сроком годности меньше 6 месяцев.
Лабораторные и фасовочные работы — если аптека изготавливает лекарства.
Прекурсоры наркотических средств и психотропных веществ — если есть операции с ними.
Наркотические средства и психотропные вещества — если есть.
Иммунобиологические препараты — если аптека ими торгует.
Льготные рецепты на обслуживании — если аптека отпускает лекарства бесплатно или со скидкой.
Заказы и доставки — при дистанционной торговле: дата, время, номер заказа, что, кому и куда доставили.

Журналы ведут работники, которых назначил руководитель. Бумажный или электронный вариант — на выбор аптеки; электронный можно подписывать простой электронной подписью.

Температура и влажность

По Правилам хранения условия хранения проверяют каждый день, включая выходные и праздники, и записывают результат в журнал — бумажный или электронный с архивацией. Если производитель не указал особых условий, лекарства хранят при комнатной температуре от +15 до +25 °C и относительной влажности не выше 65%.

Мерить можно поверенными средствами измерения или автоматической системой круглосуточного мониторинга. Термометры и гигрометры должны пройти калибровку и периодическую поверку. Прибор с истёкшей поверкой — частая находка на проверке.

Предметно-количественный учёт

Форма журнала для аптек — приложение № 2 к Правилам регистрации операций с лекарствами, подлежащими ПКУ (приказ Минздрава от 17.06.2013 № 378н). Записи ведут по каждому торговому наименованию — отдельно для каждой дозировки и лекарственной формы, на отдельном развёрнутом листе или в отдельном журнале, на бумаге или в электронном виде.

Сроки годности

Лекарства со сроком годности меньше 6 месяцев нужно фиксировать отдельно. Контролировать их можно с помощью компьютерной программы, стеллажных карт (наименование, серия, срок) или журнала учёта сроков годности. Просроченное сразу переносят в отдельную зону хранения.

А журнал приёмочного контроля?

В новом списке отдельного журнала приёмки нет. По Правилам надлежащей аптечной практики, если товар по количеству и качеству совпал с сопроводительными документами, ответственный за приёмку ставит отметку прямо на накладной или другом сопроводительном документе. Если не совпал — оформляется отдельно. Внутренний журнал приёмки аптека может вести и дальше, если он прописан в её документах.

Как вести, чтобы не было претензий

Каждый день, в одно и то же время, которое указано в вашем внутреннем порядке. Если в нём написано «в 9:00 и в 18:00», значит, в девять и в шесть, а не в обед за оба раза.

На бумаге — ручкой, без корректора. Ошиблись — зачеркните одной линией так, чтобы прежняя запись читалась, рядом напишите правильное значение, подпись и дату. Это не требование конкретного приказа, но так исправление не выглядит подчисткой.

Срок хранения заполненных журналов определяет руководитель аптеки: он утверждает стандартные операционные процедуры, в которых прописаны ведение записей и их хранение, с учётом закона об архивном деле (п. 2 Правил хранения, приказ 260н). Закрепите срок в этих процедурах.

На чём чаще всего ловят

Целая неделя записей одной ручкой и одним почерком. Пустые строчки в выходные и праздники, хотя правила прямо требуют записывать и в эти дни. Термометр с закончившейся поверкой. Отклонение температуры записано, а что сделали — нет. Нет журнала по минимальному ассортименту или по ошибкам в рецептах — про них часто забывают.

Если температура ушла за норму

Запишите показания и время. Найдите причину: сломался кондиционер, кто-то оставил открытой дверь, не тянет холодильник. Перенесите товар, вызовите мастера. Скажите заведующему. И оцените, не пострадали ли лекарства, которым нужен особый режим хранения.

Чек-лист

Журнал температуры и влажности по каждой зоне — ежедневно, в выходные тоже
Журнал температуры холодильников
Журнал минимального ассортимента
Журнал ошибок в рецептах
Учёт лекарств со сроком годности меньше 6 месяцев
Журнал ПКУ по форме 378н — если есть такие препараты
Термометры и гигрометры поверены
Назначены ответственные за журналы

Проверьте себя

Знаете требования к хранению? Проверьте себя в тесте: перейти к тестам по теме.