Прогноз на сегодня: рабочий завал. Что делать, когда задач много и горят все дедлайны?

И хотя самым простым, очевидным решением этой ситуации станет вариант «возьми и сделай», очень часто мы сталкиваемся именно с перегрузом. Делаешь-делаешь — а снежный ком из рабочих задач только растёт. 

В такой период любой человек сталкивается с огромным стрессом, которой может довести до профессионального выгорания — с этим особенно часто сталкиваются провизоры и фармацевты. Почему случаются «перегрузы» и что с ними делать? Разбираемся в статье.  

Почему возникает аврал из рабочих задач?                                              

Причин на это может быть масса:

·      нет чёткого тайм-менеджмента;

·      большой объём работы;

·      невозможность сосредоточиться на выполнении задач;

·      попытка доказать всем, что «я сам(-а) всё решу»;

·      плохое самочувствие;

·      эмоциональное выгорание (вплоть до депрессии) и проч. 

Не стоит винить себя за это. Это жизнь и так бывает. Большинство людей грешат тем, что оставляют дела «на потом», чтобы завершить их в последний момент. Отличие в том, что кто-то прослеживает такое поведение за собой, а кто-то упорно не хочет принимать это в счёт.  

Иногда бывает и так, что отдыхать просто некогда. Люди настолько увлечены рабочими процессами, что понимают свою усталость, лишь когда, например, заболевают. Времени на отдых нет, иначе можно не успеть, а, значит, и весь труд как будто бы напрасен. Впоследствии это грозит апатией, сильной усталостью и отсутствием желания вообще что-либо делать. 

Порой в попытках «успеть всё» сотрудники взваливают на свои плечи слишком много задач, что в итоге ведет к перегруженности. Также, оказывая помощь и давая советы другим работникам, люди теряют свое эффективное время, что ведёт к накоплению дел. 

Что делать, чтобы не создавать рабочей перегрузки?

Для начала нужно признать, что проблема всё-таки есть. После этого следует начать работать со своими «тараканами» — они же негативные установки. Именно из-за них человек не способен вовремя понять, что пора отдохнуть, берет на себя работы больше, чем нужно, не имеет плана по решению деловых задач. Если не можете разобраться с ними сами, то всегда можно обратиться к специалисту — психологу или психотерапевту. 

Помимо этого нужно учиться правильно расставлять приоритеты из вашего «хочу» и «могу». Если по наступлению дедлайна вы взвалили на себя кучу задач, то стресс из-за неоправданных ожиданий будет мешать выполнить всё в срок — вы будете думать лишь о том, что не успеваете. Так работает наш мозг. 

Некоторые люди могут быть многозадачными, но далеко не все. Нам проще решать появляющиеся вопросы по мере их появления — и это совершенно нормально. 

Рекомендации для оптимизации рабочих процессов 

1.    Сокращайте объём работы 

Как бы вам не хотелось сделать все, рассчитывайте свои силы и не беритесь за всё подряд. Устанавливайте свои границы и учитесь отказывать людям, если понимаете, что ваших ресурсов на это не хватит. 

2.    Планируйте своё время

Составьте список приоритетных задач и распределите своё время так, чтобы в первую очередь сделать самые важные и срочные задания. Разбивайте большие задачи на более маленькие и давайте себе более реалистичное время на их выполнение.  

3.    Делегируйте задачи

Если у вас есть возможность, делегируйте некоторые задачи коллегам или попросите помощи. Распределение ответственности может снизить вашу нагрузку и помочь вам справиться с перегруженностью.

4.    Отдыхайте и расслабляйтесь

Найдите время для отдыха. Делайте себе перерывы в течение дня, чтобы немного расслабиться и переключиться. Можно заняться физической активностью, медитацией или какими-то творческими процессами, чтобы снизить уровень стресса. 

5.    Завершайте рабочий день «удачным» делом

Делайте то, что получается у вас лучше всего. Кто-то способен увлекательно рассказать любую историю, другой заваривает бесподобный чай, а третий точно знает, какой полив и в какое время необходим каждому цветку, — каждому своё. Так ваш мозг понимает, что всё под контролем — «есть дела, которые я делаю хорошо». 

6.    Поддерживайте здоровый образ жизни

Да-да — и здесь без ЗОЖа не обойтись! Правильное питание, достаточное количество сна и регулярные физические нагрузки — кирпичики не только физического, но и психоэмоционального здоровья. Это поможет вам справиться со стрессом и получить больше энергии для работы. 

Перегрузка работой оказывает негативное влияние и на физическое, и на психологическое здоровье. Если вы понимаете, что не справляетесь с поставленными задачами самостоятельно, всегда можно обратиться к психологу или коучу. Эти специалисты помогут вам разобраться в причинах возникновения проблемы и найти пути её решения. 

0